🎯 Objetivo de la Lección

Que cualquier director/a Adaix pueda organizar, coordinar y escalar un equipo RETA sin indicios de laboralidad, con un sistema operativo claro, métricas comunes y rutinas que multipliquen la producción.

Principio Adaix: Menos órdenes, más acuerdos medibles. Libertad profesional + estándares compartidos = resultados repetibles.

0) Introducción: gestionar ≠ mandar

Gestionar un equipo de autónomos no es dar órdenes ni fijar horarios. Es diseñar el contexto: objetivos claros, reglas de colaboración mercantil, herramientas accesibles, ritmo de trabajo definido y una cultura de responsabilidad basada en entregables, no en fichajes.

1) Diseño del equipo (arquitectura)

1.1 Tamaño y estructura

• Células (pods) de 3–6 agentes por zona/segmento: Captación, Comprador/ventas, Alquileres, Obra nueva/Promociones.
• Coordinador Comercial (no jerárquico): mentoring, agenda de rutinas, resolución de bloqueos, sin sanciones.
• Servicios compartidos (opcionales): marketing, foto/vídeo, legal/fiscal, broker hipotecario, proveedores.

1.2 Roles sugeridos (voluntarios y rotativos)

• Lead captain: gestión del pool de leads y enrutado.
• Quality champion: checklist de anuncio/CEE y guía de marca.
• Data owner: dashboards y KPIs.
• Training buddy: onboarding 30-60-90.

Regla de independencia: ningún rol conlleva mando ni control disciplinario. Son funciones de servicio al equipo.

2) Sistema operativo (ritmos y reuniones)

2.1 Cadencias recomendadas (voluntarias)

• Weekly Pipeline (60’): oportunidades, bloqueos, próximos pasos.
• Huddle comercial (15’ / asíncrono 3× semana): prioridad, riesgo, necesidad.
• Monthly Strategy (90’): captación, branding local, partners y precios.
• Quarterly OKRs (2h): fijar Objetivos y Resultados Clave.

2.2 Agendas tipo

• Weekly Pipeline: Top 5 deals → bloqueos → compromisos con fecha → actualizar CRM.
• Monthly Strategy: datos del mes → qué funcionó/qué no → campaña próxima → partners.

2.3 Reglas de oro

Entrar con datos en CRM. Salir con 3 compromisos por agente, fechas y propietario del siguiente paso. Sin actas disciplinarias; solo minutas de acuerdos.

3) Ruta del lead (del anuncio a la escritura)

3.1 Enrutado y propiedad

• SLA de contacto: < 2 h en horario comercial.
• Enrutado por especialidad/zona y disponibilidad real del agente.
• Propiedad temporal: si no hay actividad en 72 h, el lead vuelve al pool.

3.2 Etapas estándar CRM (Flooges)

1) Nuevo → 2) Cualificado → 3) Visita/Valoración → 4) Oferta/Reserva → 5) Arras → 6) Notaría → 7) Cerrado (G/N).

Campos mínimos: presupuesto, financiación, plazo, motivación, decisores.

3.3 Reglas de colisión

Si dos agentes trabajan el mismo cliente, manda la evidencia temporal (ficha de visita, emails). Conflictos → mediación del coordinador, resolución por acuerdos previos.

4) Estándares de calidad (marca y legal)

• Publicación: fotos pro, CEE visible, superficie veraz, precio total, ref. catastral, copy claro, planos si disponibles.
• Visitas: ficha firmada, guion de preguntas, tabla de coste total, feedback 24–48 h.
• Contratos: Reserva/Arras con cláusula de intermediación y honorarios 50/50. Señal custodiada por la agencia cuando proceda.
• Compliance: RGPD (cláusulas y encargos), PBC/FT (KYC y riesgo), LAU/LPH básicas. Uso de plantillas oficiales Adaix.

5) Onboarding 30-60-90 (autónomos)

• Día 0–30: setup CRM/plantillas, firma “Agente colaborador independiente”, 3 role-plays. Objetivo: 1 mandato + 1 operación en Oferta/Reserva.
• Día 31–60: 2 exclusivas + 8 visitas cualificadas; 1 operación en Arras; pricing y objeciones.
• Día 61–90: 1 firma en notaría; 1 captación de obra nueva o inversor; playbook local.

Evaluación por entregables: mandatos, visitas, arras, escritura; no por horas en oficina.

6) Formación y coaching

• Academia Adaix (negociación, fiscalidad, captación digital, PBC/FT) – calendario abierto.
• Role-play mensual con casos reales (con consentimiento).
• Mentorías 1:1 (30’ quincenal) enfocadas en operaciones (deals).
• Biblioteca de guiones, emails y anuncios 10/10.

7) KPIs que importan

Producción

• Mandatos/mes; % Exclusivas.
• Visita → Oferta ≥ 35% ; Oferta → Reserva ≥ 60%.
• Días en mercado ≤ 21 (alquiler) / ≤ 45 (venta).

Calidad

• % expedientes con carpeta mínima ≥ 90%.
• NPS comprador/vendedor ≥ 60; incidencias ≤ 1/30 días.

Pipeline

• Valor en Reserva/Arras vs. objetivo mensual.
• Forecast 30/60 días.

8) Comunicación, feedback y conflictos

• Feedback con método: hecho observado → impacto → petición concreta.
• Conflictos de lead: media el coordinador con reglas pactadas.
• Cultura: reconocimiento público de buenas prácticas; correcciones en privado.

9) Compensación de equipo (sin laboralidad)

• Comisiones por operación (40–80% por tramos).
• Rappels de pod/campaña: variables y no garantizados.

Prohibidos: fijos mensuales, tickets, pluses periódicos.

10) Semana tipo (checklist)

• [ ] Revisión de pipeline (15’)
• [ ] 2 bloques de llamadas de captación (50’ + 50’)
• [ ] 1 bloque de visitas (120’)
• [ ] Actualizar CRM y enviar resúmenes post-visita
• [ ] 1 acción de marca (RRSS, networking, acuerdos)
• [ ] Huddle asíncrono (3 bullets)

11) Plantillas incluidas

• Agenda Weekly Pipeline (60’).
• Email de enrutado y reglas de colisión.
• Checklist Publicación 10/10.
• Script de cierre: Directo / Orden / Presuntivo / Escasez ética / Anticipar posesión.
• Minuta de acuerdos (no disciplinaria) y scorecard de pod.

12) Conclusión

Un equipo autónomo rinde cuando hay claridad de objetivos, ritmo estable y estándares simples. Construye el contexto, mide lo que importa y quita fricción. Lo demás lo hace el talento del agente.

🎯 Objectif de la Leçon

Permettre à tout directeur/directrice Adaix d’organiser, coordonner et faire grandir une équipe RETA sans indices de salariat, avec un système opérationnel clair, des métriques communes et des routines qui multiplient la production.

Principe Adaix : Moins d’ordres, plus d’accords mesurables. Liberté professionnelle + standards partagés = résultats reproductibles.

0) Introduction : gérer ≠ commander

Gérer une équipe d’indépendants, ce n’est pas donner des ordres ni fixer des horaires. C’est concevoir le contexte : objectifs clairs, règles de collaboration commerciale, outils accessibles, rythme de travail défini et une culture de responsabilité basée sur les livrables, pas sur le pointage.

1) Conception de l’équipe (architecture)

1.1 Taille et structure

• Cellules (pods) de 3–6 agents par zone/segment : Prospection, Acheteur/ventes, Locations, Neuf/Promotions.
• Coordinateur Commercial (non hiérarchique) : mentoring, agenda de routines, résolution de blocages, sans sanctions.
• Services partagés (optionnels) : marketing, photo/vidéo, juridique/fiscal, courtier hypothécaire, fournisseurs.

1.2 Rôles suggérés (volontaires et tournants)

• Lead captain : gestion du pool de leads et routage.
• Quality champion : checklist d’annonce/CEE et guide de marque.
• Data owner : tableaux de bord et KPI.
• Training buddy : onboarding 30-60-90.

Règle d’indépendance : aucun rôle n’implique de pouvoir hiérarchique ni de contrôle disciplinaire. Ce sont des fonctions de service à l’équipe.

2) Système opérationnel (rythmes et réunions)

2.1 Cadences recommandées (volontaires)

• Weekly Pipeline (60’): opportunités, blocages, prochaines étapes.
• Huddle commercial (15’ / asynchrone 3× semaine): priorité, risque, besoin.
• Monthly Strategy (90’): prospection, branding local, partenaires et prix.
• Quarterly OKRs (2h): définir Objectifs et Résultats Clés.

2.2 Agendas types

• Weekly Pipeline : Top 5 deals → blocages → engagements datés → mise à jour du CRM.
• Monthly Strategy : données du mois → ce qui a fonctionné / pas fonctionné → campagne suivante → partenaires.

2.3 Règles d’or

Entrer en réunion avec des données dans le CRM. En sortir avec 3 engagements par agent, dates et responsable de l’étape suivante. Pas de procès-verbaux disciplinaires ; uniquement des comptes-rendus d’accords.

3) Parcours du lead (de l’annonce à l’acte)

3.1 Routage et propriété

• SLA de contact : < 2 h en horaire commercial.
• Routage par spécialité/zone et disponibilité réelle de l’agent.
• Propriété temporaire : s’il n’y a pas d’activité en 72 h, le lead revient dans le pool.

3.2 Étapes standards CRM (Flooges)

1) Nouveau → 2) Qualifié → 3) Visite/Évaluation → 4) Offre/Réservation → 5) Arrhes → 6) Notaire → 7) Clos (G/N).

Champs minimum : budget, financement, délai, motivation, décideurs.

3.3 Règles de collision

Si deux agents travaillent le même client, c’est la preuve temporelle qui l’emporte (fiche de visite, e-mails). Conflits → médiation du coordinateur, résolution selon les règles d’accord préalablement définies.

4) Standards de qualité (marque et juridique)

• Publication : photos pro, CEE visible, surface véridique, prix total, réf. cadastrale, texte clair, plans si disponibles.
• Visites : fiche signée, trame de questions, tableau de coût total, feedback sous 24–48 h.
• Contrats : Réservation/Arrhes avec clause d’intermédiation et honoraires 50/50. Dépôt conservé par l’agence lorsque approprié.
• Conformité : RGPD (clauses et sous-traitance), LCB/FT (KYC et risque), bases LAU/LPH. Usage des modèles officiels Adaix.

5) Onboarding 30-60-90 (indépendants)

• Jour 0–30 : configuration CRM/modèles, signature « Agent collaborateur indépendant », 3 jeux de rôle. Objectif : 1 mandat + 1 opération en Offre/Réservation.
• Jour 31–60 : 2 exclusivités + 8 visites qualifiées ; 1 opération en Arrhes ; travail sur pricing et objections.
• Jour 61–90 : 1 signature chez le notaire ; 1 prospection de programme neuf ou investisseur ; playbook local.

Évaluation par livrables : mandats, visites, arrhes, acte ; jamais par heures de présence au bureau.

6) Formation et coaching

• Académie Adaix (négociation, fiscalité, prospection digitale, LCB/FT) – calendrier ouvert.
• Jeu de rôle mensuel avec cas réels (avec consentement).
• Mentoring 1:1 (30’ tous les 15 jours) axé sur les deals.
• Bibliothèque de scripts, e-mails et annonces « 10/10 ».

7) KPI qui comptent

Production

• Mandats/mois ; % d’exclusivités.
• Visite → Offre ≥ 35 % ; Offre → Réservation ≥ 60 %.
• Jours sur le marché ≤ 21 (location) / ≤ 45 (vente).

Qualité

• % de dossiers avec dossier minimum complet ≥ 90 %.
• NPS acheteur/vendeur ≥ 60 ; incidents ≤ 1 / 30 jours.

Pipeline

• Valeur en Réservation/Arrhes vs. objectif mensuel.
• Prévision (forecast) à 30/60 jours.

8) Communication, feedback et conflits

• Feedback méthodique : fait observé → impact → demande concrète.
• Conflits de lead : médiation du coordinateur avec règles convenues.
• Culture : reconnaissance publique des bonnes pratiques ; corrections en privé.

9) Rémunération d’équipe (sans salariat)

• Commissions par opération (40–80 % par tranches).
• Rappels de pod/campagne : variables et non garantis.

Interdits : fixes mensuels, tickets, primes périodiques.

10) Semaine type (checklist)

• [ ] Revue du pipeline (15’)
• [ ] 2 blocs d’appels de prospection (50’ + 50’)
• [ ] 1 bloc de visites (120’)
• [ ] Mise à jour du CRM et envoi des résumés post-visite
• [ ] 1 action de marque (RS, networking, partenariats)
• [ ] Huddle asynchrone (3 bullet points)

11) Modèles inclus

• Agenda Weekly Pipeline (60’).
• E-mail de routage et règles de collision.
• Checklist Publication 10/10.
• Script de closing : Direct / Ordre / Présomptif / Rareté éthique / Anticipation de la possession.
• Compte-rendu d’accords (non disciplinaire) et scorecard de pod.

12) Conclusion

Une équipe d’indépendants performe lorsqu’il y a clarté des objectifs, rythme stable et standards simples. Construisez le contexte, mesurez ce qui compte et retirez la friction. Le reste, c’est le talent de l’agent.

🧠 Auto-évaluation – Management d’Équipes (15)